Rapporten er ikke en erstatning for registreringerne. Den er den samlede indgang til dem.
Rapporten skal vise, hvad der var planlagt, hvad der blev gennemført, hvilke afvigelser der opstod, og om dokumentationen samlet er dækkende.
Rapportens grundstruktur
Identifikation, udførende, periode, konstruktionsafsnit og dokumentrevision.
Reference til kontrolplan, kontrollanter, registreringer og eventuelle stikprøver.
Samlet vurdering, afvigelser, begrænsninger og status ved aflevering.
Dækningskontrol før konklusionen
Gennemgå kontrolplanen punkt for punkt og bekræft, at det planlagte omfang er dokumenteret. Manglende registreringer skal ikke skjules i en generel konklusion.
| Spørgsmål | Dokumentation |
|---|---|
| Er alle punkter behandlet? | Kontrolplanens punkter kan kobles til én eller flere registreringer. |
| Er omfanget opfyldt? | Antal, frekvens, placering eller udvælgelse kan eftervises. |
| Er kontrollanterne de rette? | Navn, rolle, kompetence og uafhængighed fremgår. |
| Er grundlaget entydigt? | Registreringer henviser til gældende eller dokumenteret erstattet revision. |
Afvigelser skal frem i lyset
Rapporten bør give et samlet overblik over afvigelser og henvise til de fulde sager. Det skal fremgå, hvilke der er lukkede, hvilke der har en accepteret løsning, og om noget fortsat er åbent.
Hvad afveg, hvor og fra hvilket krav?
Hvem vurderede forholdet, og hvilken løsning blev accepteret?
Hvad blev rettet, repareret eller dokumenteret supplerende?
Hvem kontrollerede det afsluttede forhold, og hvor findes registreringen?
Et læsbart bilagsspor
Brug en dokumentliste med entydige filnavne, revisioner og referencer. Store foto- eller registreringssamlinger bør opdeles efter konstruktionsafsnit og placering frem for én kronologisk mappe.
Mange filer er ikke det samme som dækkende dokumentation. Modtageren skal kunne finde kontrolpunkt, registrering og eventuel afvigelse uden at gætte.
Slutkontrol før aflevering
- Rapporten henviser til korrekt kontrolplan og revision.
- Alle konstruktionsafsnit og kontrolperioder er dækket.
- Kontrollanter og kontrolroller fremgår entydigt.
- Manglende eller begrænsede registreringer er forklaret.
- Afvigelser er samlet, vurderet og dokumenteret lukket.
- Bilagslisten svarer til de faktisk afleverede filer.
- Konklusionen stemmer med den dokumenterede status.